Por Andrhessa Armada

📩 Você recebeu um novo e-mail

📝 Reunião Marca Texto
Qua, 06/12/2023 10:00 – 11:00
✔️Sim   ❓Talvez    ❌ Não

Receber esse tipo de mensagem é quase rotina nos seus e-mails, não é mesmo? Aquela enxurrada de convites para reuniões, às vezes sem nem saber direito do que se trata. Mas relaxa! Não vou te mandar mais nenhum convite para reunião, tá bom? Vim aqui para te manter atualizado sobre tudo o que tá rolando por aí. Afinal, tem reuniões que poderiam ser um e-mail, né? 😉 

Provavelmente você já notou que boa parte do seu tempo é consumido em reuniões ou na resposta de e-mails diariamente. Mas já parou para pensar em quantas horas isso representa? De acordo com uma pesquisa da Microsoft, os profissionais chegam a investir até dois dias inteiros por semana em atividades como o envio de e-mails e a participação em reuniões.

O estudo revela que 25% dos usuários mais ativos nos aplicativos dessa gigante da internet dedicavam, em média, 8,8 horas por semana para ler e escrever e-mails. No caso das reuniões, esse tempo ultrapassa 7,5 horas.

💻 Assunto: e-mails e reuniões roubam a cena da produtividade

Segundo a pesquisa da Microsoft, o colaborador médio investe cerca de 57% do seu tempo utilizando softwares de escritório para comunicação. Esse dado ressalta ainda mais a abrangência das atividades de comunicação no cotidiano de trabalho, deixando pouco espaço para as responsabilidades reais relacionadas às tarefas específicas.

Ainda conforme o estudo, até mesmo os líderes entraram nesse barco e não conseguem evitar os impactos do volume de e-mails e reuniões: 64% dos entrevistados no mundo afirmaram não dispor de tempo e energia para focar nas missões principais.

Parece que a overdose de e-mails e reuniões está prejudicando a produtividade e dando uma balançada na animação e no sorriso da galera no escritório…

💸 Tempo é dinheiro?

Uma pesquisa nos Estados Unidos descobriu que cortar as reuniões excessivas pode ser uma mina de ouro! Eliminar encontros desnecessários poderia significar uma economia de cerca de US$ 2,5 milhões por ano para empresas com 100 funcionários e aproximadamente extraordinários US$ 100 milhões para aquelas com 5 mil colaboradores.

O estudo, comandado por Steven Rogelberg, professor de ciência organizacional e gestão na Universidade da Carolina do Norte, investigou como 632 funcionários em 20 áreas diferentes passavam o tempo em reuniões e como eles respondiam aos convites. Tudo isso foi feito em parceria com a Otter.ai Inc., especialista em software para gravar e transcrever reuniões.

💡Quantas pessoas são necessárias para trocar uma lâmpada? Vamos marcar uma reunião para descobrir!

Antes de bater o martelo para agendar uma reunião, dê uma pausa e pense: será que é realmente necessária? Se a resposta for sim, aqui vão algumas sugestões para tornar seus encontros em equipe mais eficientes.

1- Metas claras:
Defina objetivos transparentes para que todos estejam na mesma página durante a reunião.

2- Lista VIP:
Convide apenas quem realmente precisa estar lá, combinado?

3- Tempo é dinheiro:
Seja pontual para mostrar que valoriza o tempo de todos, inclusive o seu.

4- Sem enrolação:
Vá direto ao ponto, focando em soluções e ações práticas, especialmente se houver problemas a resolver.

5- Follow-up certeiro:
Após a reunião, resuma as decisões, tarefas e próximos passos para assegurar responsabilidade.

⚠️ Alerta Spoiler: este é um e-mail que pode fazer uma visita especial à caixa de entrada do seu amigo. Sinta-se à vontade para compartilhar!